Succesvolle verzuimreductie en -preventie met ACT© bij Stichting Scala

In 2016 kwam Stichting Scala, bestaande uit 14 basisscholen, in contact met myHBMcenter. Henk van der Pas, directeur bestuurder van Scala en sinds kort ook docent Leiderschap bij myHBMcenter, vertelt over de positieve impact die de HBM-filosofie en ACT© hebben op het welzijn van alle medewerkers en daarmee op het terugdringen van het verzuim.

Een gegarandeerd recept om verzuim tegen te gaan is er niet. Maar er is wel één belangrijke succesfactor: aandacht voor de mens. Scala gooide het roer om en implementeerde ACT© in de werkwijze van de gehele organisatie.

De stichting in de gemeente Heusden bestaat uit 14 scholen met allemaal een eigen directeur en in totaal ruim 370 medewerkers. Henk van der Pas vertelt: “Directeur zijn van een basisschool is een geïsoleerde functie. In 2016 kwam tijdens het directieberaad naar voren dat er behoefte was aan meer samenwerking en leren van elkaars competenties. We zochten een tool die die competenties in beeld kon brengen en vonden de ACT©-meting. Inmiddels zijn we zeven jaar verder en is het gedachtegoed van HBM volledig in onze organisatie doorgevoerd. Met heel veel positieve resultaten.”

Van personeelsbeleid naar duurzaam inzetbaarheidsbeleid

Om te leren van en met elkaar, werd ACT© als meting én als leidraad ingezet binnen Scala. Nadat alle directeuren de meting en de terugkoppeling gesprekken hadden doorlopen, wilden zij dit doorvoeren in de gehele Stichting. Waar liggen de krachten en de kansen van iemand en waar kan diegene beter van wegblijven omdat dat juist energie wegneemt?

“In de eerste drie jaar werken met ACT© zakte het ziekteverzuim 5,7% naar 2,62% en voor corona was dat structureel 2,9%

Stress en spanning zijn belangrijke oorzaken van verzuim in het onderwijs. Ook bij Scala was het verzuim hoog. Scala maakte qua visie daarom de omslag op gebied van personeelsbeleid van Human Resource Management (HRM) naar Human Being Management (HBM) en zette daarmee de mensen die er werken en hun competenties centraal.

“In de eerste drie jaar werken met ACT© zakte het ziekteverzuim 5,7% naar 2,62% en voor corona was dat structureel 2,9%. We kunnen nu zien waar medewerkers thema’s hebben als ze tegen de grenzen van hun energie aan zitten en dreigen uit te vallen.” zegt Henk. “We kijken naar waar de klachten vandaan komen en hoe we die medewerkers (binnen de school) met taken kunnen belasten waar ze energie van krijgen. Bij de oudere generatie was het verzuim het hoogst. Wanneer je ouder wordt, wordt je energiebalans nu eenmaal lager. Daarom hebben we de oudere medewerkers de gelegenheid geboden om minder te gaan werken: 60% werk tegen 80% loon, met 100% pensioenopbouw. Het verzuim is in deze groep inmiddels van 14% gedaald naar 3%. Zo zijn we dus van personeelsbeleid overgestapt op een duurzaam inzetbaarheidsbeleid.”

Voorkomen is beter dan…

Terugkeren op de werkplek na uitval is vaak lastig. Daarom heeft Scala een methodiek die aan de voorkant spanning, druk en burn-out vermindert. Want een medewerker die lekker in zijn vel zit, meldt zich minder vaak ziek. En dat domino-effect is ook zichtbaar in kosten. Want geen verzuim, betekent dat je geen vervangers nodig hebt.

Voor Scala is 1% minder verzuim een besparing van drie ton. Scala is eigenrisicodrager en bespaarde met de verzuim verlaging bijna negen ton aan loonkosten op de inzet van vervangers. De scholen kregen een deel van dit bedrag als ‘vervangingsbudget’. Daarbij mochten de directeur en het team het overgebleven bedrag naar eigen inzicht binnen de school uitgeven aan duurzame inzetbaarheid. Bijvoorbeeld aan workshops, massages, gezonde lunches of extra ondersteuning om de werkdruk te verlagen.

“ACT© legt de basis voor een duurzame inzetbaarheid en voor een duurzame samenwerking.”

ACT© als voorwaarde

Het begon bij het directieberaad, maar inmiddels hebben alle medewerkers binnen Scala de ACT©-meting gedaan. “Toen we ermee begonnen was het natuurlijk nieuw en niet iedereen stond ervoor open, zeker niet met de komst van AVG,” vertelt Henk. “Maar inmiddels is het een voorwaarde om bij ons te komen werken.

ACT© legt de basis voor een duurzame inzetbaarheid en voor een duurzame samenwerking. In een team is het belangrijk dat iedereen doet waar hij of zij goed in is en daarmee een waardevolle bijdrage levert. In een onderwijsteam is dat net zo. Dit gedachtegoed komt dan ook altijd terug in onze vacatures en ACT© als voorwaarde is daarom nooit een probleem voor mensen die echt bij ons willen komen werken.” 

Voor het creëren van een veilige werkomgeving die draagvlak biedt voor ACT©, ontwikkelde Scala met HBM een systeem rondom de (HBM-gerelateerde) data. Daarmee bepaalt iedere werknemer zelf wie de gegevens mag inzien.

Inzichten in de werkwijze en aanpassingen

Inmiddels is het zeven jaar geleden dat Scala met ACT© begon en het implementeerde in de organisatie. Het directieberaad is vanuit de resultaten van ACT© gaan werken in vier clusters. En daar kwamen nieuwe inzichten uit. “We hadden de clusters zo ingericht dat mensen met complementaire competenties met elkaar samenwerkten,” vertelt Henk, “bijvoorbeeld een ‘verantwoordelijke’ samen met een ‘visionair’.

Maar in de praktijk werkte dat niet. Sterker nog, het werkte irritatie in de hand en stond de samenwerking in de weg. In de strategische samenwerking bleek namelijk dat er één iemand sterker zou uit zou komen en de ander zich ging schikken. Het werken vanuit de basis-as en de typologieën vanuit ACT© bleek veel krachtiger en constructiever. Ieder cluster heeft dezelfde opdracht, namelijk zorgen dat de onderwijskwaliteit op orde is en het personeelsbeleid goed is. Maar elk cluster geeft daar op een eigen manier invulling aan. Bijvoorbeeld vanuit planmatigheid of juist intervisie. Op deze manier wordt iedereen in de clusters meer gezien en gehoord, en kunnen ze elkaar versterken.”

Hoe gaat Scala verder met ACT©?

Na zeven jaar en veel mooie resultaten staat Scala aan de vooravond van het geven van een nieuwe impuls aan het werken met ACT©. Want als je het niet levend houdt, dan is het gevaar dat het onder in de bureaula terechtkomt. “Op dit moment is het een nieuwe uitdaging om ACT© weer top of mind te maken en een belangrijk onderdeel te maken van de ontwikkelgesprekken.” vertelt Henk. “Op basis van de uitkomsten van ACT© vragen we tijdens deze gesprekken aan iedereen waar ze ondersteuning zouden willen hebben of op ingezet willen worden. We zijn benieuwd tot welke nieuwe inzichten en resultaten ACT© gaat leiden en hoe we onze mensen nieuwe kansen kunnen bieden.”

Jouw organisatie ook duurzaam samen laten werken?

In de opleiding HBM & ACT© Teams leer je hoe je teams optimaal laat samen werken. Vergroot individuele kwaliteiten en zorg voor minder stress en frictie in het team. Bekijk onderstaand de opleiding.

Opleiding bekijken